Ваше воссоединение семьи среднего размера: контрольный список планирования | лучшие дома и сады

Воссоединение семьи - отличный способ собрать свою семью, даже когда она растет и меняется. Это возможность отпраздновать историю вашей семьи, последние достижения и новые дополнения. Будь то пикник в парке, барбекю на пляже, собрание в государственном парке или собрание в чьем-то доме, правильно спланированное воссоединение привлечет даже самых отчужденных членов семьи для веселого дня на солнце.

Если вы планируете воссоединение семьи примерно для 100 человек, вам нужно начать планирование примерно за шесть месяцев, чтобы вы могли повысить интерес и привлечь некоторых заместителей, чтобы помочь вам справиться с этим. Вот контрольный список, чтобы помочь вам и вашей семье начать!

6 месяцев до

Прежде чем начать какое-либо планирование, вам необходимо определить, кто хочет присутствовать на воссоединении. Отправьте семейный опрос по электронной почте, чтобы оценить интерес, получить представление о том, сколько человек будет присутствовать, и выяснить, какие даты и места будут работать лучше всего. Вы также должны спросить о бюджете, чтобы вы знали, сколько денег люди готовы потратить на мероприятие. Старайтесь указывать диапазоны стоимости на человека, чтобы людям было легче понять. Воспользуйтесь онлайн-инструментом, таким как Survey Hero, чтобы бесплатно создать простой опрос и поделиться ссылкой с членами семьи. Настройка онлайн-опроса поможет вам организовать ответы по мере их поступления.

Сейчас также самое время решить, произойдет ли воссоединение в доме члена семьи или в другом месте. Встречи, проводимые в домах, часто проводятся семейным матриархом или патриархом, особенно когда дом бабушки сыграл важную роль в семейной истории. Бурные рождественские вечеринки, непринужденные барбекю в День труда и даже выпускные вечера могут стать прекрасным поводом для того, чтобы собрать под одной крышей обширных родственников и давно потерянных членов семьи. Если ваше пространство несколько ограничено, вы можете подумать о воссоединении семьи в «открытом доме», куда люди могут приходить и уходить в течение дня. Если вы проводите встречу, или бабушка, убедитесь, что у вас есть помощь. Заручиться поддержкой некоторых надежных теток и кузенов-энтузиастов для организации мероприятий. Или, если позволяет ваш бюджет, нанимайте провайдера еды, чтобы дополнить домашнюю выпечку и сохранить напиток.

Воссоединение семьи в месте, отличном от дома члена семьи, означает, что ни одна семья не несет ответственности за все мероприятия. Задачи могут быть распределены по расширенным семейным группам, облегчая часть бремени планирования. Это также может позволить вам разместить больше людей, чем дома любого другого человека. А для путешествующих членов семьи место с другими видами отдыха может позволить им превратить воссоединение в полноценный семейный отдых, максимально используя потраченные на поездку доллары.

5 месяцев до

Обратитесь за помощью и соберите свой комитет по планированию воссоединения. Вам нужно будет найти надежных и увлеченных родственников, которые могли бы взять на себя ответственность за:

• Поиск места для мероприятия. Если у вас нет встречи в доме члена семьи, вам нужно начать искать место. Ваш помощник должен будет исследовать места, которые обслуживают различные интересы, возрастные уровни, физические способности и финансовые ресурсы. Океанские или прибрежные семейные парки идеальны; на воде и на суше есть чем заняться - чем заняться детям и развлечься на пляже для взрослых. Во многих зонах отдыха и государственных парках есть «менеджер по приему», который может помочь вам с подробностями вашего воссоединения. Проверьте наши рекомендации для 10 Великих Мест для Воссоединения Семьи, чтобы зажечь некоторые идеи.
• Разбираться с едой для мероприятия. Если вы планируете угощение, кто-то должен будет определить меню, назначив блюда и другие продукты для каждой семьи. Им также может понадобиться организовать дополнительные кулинарные и / или гриль-услуги на месте. Или, если вы не планируете обрабатывать всю еду самостоятельно, вашему помощнику нужно будет найти провайдера.
• Украшения, приглашения и знаки. Назначение одного человека ответственным за печатные материалы поможет обеспечить согласованную тему для мероприятия.
• Активный отдых и развлечения. Спортивный родственник может взять на себя ответственность за волейбольную сетку, спланировать игры для детей и убедиться, что музыка покрыта. Крокет, бадминтон и волейбол - все это отличные занятия для группы на свежем воздухе. Или попросите двоюродного брата создать игровую комнату для детей и запланируйте снабжение настольными играми и другими занятиями, чтобы дети были заняты.
• История семьи. Собрать генеалогическое древо - отличный способ включить ваше наследие в мероприятие. Вы также можете создать небольшую семейную газету, чтобы освещать недавние семейные события, особые факты и историю.
• Фотография и / или видео. Вы хотите записать это событие для потомков. Рассмотрите возможность создания онлайн-фотогалереи, где каждый может поделиться своими фотографиями после мероприятия, или создания учетной записи в онлайн-сервисе фотокниг, где вы сможете создавать фотографии на память для посетителей.
• Cleanup. Попросите нескольких людей для этой масштабной задачи!

Рассмотрите возможность управления вашими добровольцами с помощью такого инструмента, как Registration Genius, который позволяет вам привлекать добровольцев и отправлять групповые сообщения и напоминания о задачах, не загромождая входящие сообщения.

Вы также должны поговорить с вашей группой планирования о бюджете. Основываясь на отзывах, полученных при первоначальном опросе, определите свой рабочий бюджет, чтобы вы могли контролировать расходы.

4 месяца до

Надеюсь, твой комитет делал уроки! За четыре месяца до воссоединения вашей семьи запланируйте выполнение следующих задач:

• Уточните дату и место. Узнайте, какие удобства будут доступны: питьевая вода, бассейн, гриль, раздевалки, закрытое пространство (в случае дождя), столы для пикника и так далее.
• Обсудить темы и возможное расписание.

Завершить планы по воссоединению сувениров и памятных вещей. Будь то видео, брошюра по семейной истории или футболки, члены семьи захотят вспомнить этот грандиозный случай. Посмотрите, как собрать идеальную приветственную сумку для воссоединения семьи. Попросите творческого члена семьи спроектировать футболку, шляпу, толстовку или другой предмет индивидуальной одежды. Попросите члена комитета по семейно-исторической работе описать, что нужно для показа семейного древа или видео, чтобы вы могли выполнить эту просьбу членов семьи.

3 месяца до

С основными деталями вашего мероприятия пришло время официально обнародовать слово и начать фиксировать детали дня.

• Отправить приглашения. Вы можете использовать онлайн-сервис, такой как Evite, чтобы получать приглашения или отправлять их по электронной или обычной почте. В любом случае вы должны включить следующее:

Окончательное время, места, карты, маршруты проезда, стоимость и график мероприятий.

Опция регистрации для конкретных действий, если это необходимо.

Назначения для родственников, которые вызвались принести еду или другие предметы.

Запрос на фотографии и / или истории, которые вы бы включили в семейную историю или видео.

Укажите дату RSVP, а также адрес электронной почты, номер телефона или почтовый адрес, на который они могут ответить. Попросите членов семьи предоставить информацию о жилье или приезде, если это необходимо.

Следите за добровольцами и распределяйте задания по мере необходимости.

Расписание событий и мероприятий. При необходимости обеспечьте специалистов или места для вашей деятельности. Например, зарезервируйте поле для софтбола или наймите гидов или инструкторов йоги. Если встреча состоится у кого-то дома, спросите родственников или местный общественный центр, можете ли вы одолжить какое-либо спортивное оборудование или игры для игр в игровой комнате. Подумайте о том, чтобы в игровой комнате был телевизор, видеомагнитофон или DVD-плеер, а также соответствующие возрасту видео, чтобы развлечь детей, когда всем нужно немного отдохнуть.

Приобретайте предметы, которые вам понадобятся для любой ремесленной деятельности.

Расписание и план питания.

• Создайте список всех блюд, которые вы будете есть, или продуктов, которые вам понадобятся.
• Назначьте одну еду каждому родственнику. Не забудьте воспользоваться их кулинарными изысками, такими как картофельный салат тети Мэй или черничный пирог кузины Линн.
• Случайный фуршет, вероятно, является лучшим подходом для воссоединения дома, просто потому, что он позволяет людям есть по очереди. Это также идеально, если количество мест ограничено.
• Если вы планируете нанять провайдера, сейчас самое время их обезопасить. Некоторые предприятия общественного питания будут просто управлять кухней, следить за тем, чтобы буфет пополнялся, и постоянно пить, чтобы вы могли наслаждаться вечеринкой.
• Свяжитесь с ресторанами, чтобы узнать, разместят ли они большие группы и зарезервируют их, если необходимо.

2 месяца до

Вещи начинают собираться вместе, и веселье уже близко! Будьте в курсе этих организационных задач, и вы будете в хорошей форме.

• Отслеживайте детали участников. Начните список тех, кто подтвердил свое посещение, где они будут находиться и когда они прибудут. Если вы использовали онлайн-систему, такую ​​как Evite, для рассылки приглашений, она будет отслеживать RSVP. Но сохраняйте документ Google Sheet или Excel со всей остальной информацией по мере поступления ответов.
• Зарезервируйте арендуемое оборудование, такое как подиум, микрофон, столы или стулья.
• Подтвердите бронирование ресторана и предоставьте свою последнюю оценку гостей.
• Сделайте окончательные покупки.

Товары для рукоделия

Украшения

Сувениры, индивидуальные футболки, одноразовые фотоаппараты или другие предметы, которые вы планируете раздать на встрече.

Заказать копии семейной истории или видео.

1 месяц до

За 30 дней до воссоединения первые задачи в вашем ежемесячном списке дел просто подтверждают детали планов, которые у вас уже есть.

• Подтвердите с родственниками, которые приносят еду или другие материалы.
• Подтвердите места встречи.
• Подтвердите деятельность.
• Подтвердите спальные места.

2 недели до

Теперь пришло время зарегистрироваться у волонтеров, которым были назначены конкретные задачи, чтобы подтвердить время и количество гостей.

• питание

При необходимости свяжитесь с ресторанами с окончательным количеством гостей.

Закажите холодные нарезки, торт или другие праздничные блюда в местном продуктовом магазине или пекарне.

Свяжитесь с провайдером с окончательным количеством гостей, если это необходимо.

Вендоры

• Подтвердите детали с вашим фотографом / видеооператором
• Подтвердите детали у любых других поставщиков услуг, таких как руководители мероприятий или гиды

Украшения и вывески

• Купить горящие украшения и расходные материалы.
• Создавайте вывески и баннеры.

уборка

• Подтвердить волонтеров
• Примите меры, чтобы пожертвовать оставшуюся еду местному приюту или кладовке еды

2 дня до

• Рассмотрите подробности воссоединения с комитетами.
• Подберите любое арендуемое оборудование, например, стулья, столы и т. Д.
• Подготовьте окончательные платежи и советы для любых профессионалов и помогите вам нанять, как обслуживающий персонал и обслуживающий персонал. Положите их вместе в отдельные конверты, чтобы вы могли быстро раздавать их по мере необходимости на протяжении всего мероприятия. Имейте в виду, что вы можете отправить дополнительные советы позже, если их производительность была исключительной. В противном случае, чаевые от 10 до 15 процентов являются обычными, если они не включены в их стоимость.

День до

• Установить и украсить.
• Поспи!

После Воссоединения

После мероприятия у вас будет еще несколько деталей, о которых нужно позаботиться. В течение 2 недель после мероприятия вам необходимо:

• Напишите благодарственные письма особым посетителям, родственникам, которые пожертвовали время и деньги, и любым другим людям, которые помогли сделать ваше мероприятие успешным.
• Загрузить фотографии в онлайн-сервис фотографий. Если вы сами сделали фотографии, загрузите их на сайт, например, Shutterfly или Snapfish. Через пару недель вы можете поделиться ссылкой с посетителями, а также попросить их добавить свои фотографии в созданный вами альбом, чтобы другие члены семьи могли приобрести копии ваших фотографий. Размещение всех фотографий в одном месте также позволит вам создать фотокнигу, которую могут заказать другие, а также памятное событие.

Пожертвуйте или распространите оставшиеся сувениры, украшения, брошюры по семейной истории и так далее.

В течение 4 недель после мероприятия позаботьтесь о следующем:

• Свяжитесь с видеооператором и фотографом, чтобы узнать, когда материалы будут готовы к распространению.
• Пошлите электронное письмо или массовую рассылку всем присутствующим, подводя итоги празднования, благодарите их за участие и сообщайте им, где они могут купить фотографии, видео или любые другие дополнительные материалы с вашего мероприятия.